Nadawanie komórkom lub zakresom komórek nazw jest dobrą i zalecaną praktyką w Excelu. Zdecydowanie łatwiej i czytelniej tworzy się formuły z wykorzystaniem nazw komórek zamiast ich adresów, a ich późniejsza analiza nie nastręcza większych trudności. Co jednak zrobić w przypadku, kiedy najpierw w arkuszu zostały wprowadzone funkcje i formuły, a dopiero potem zdefiniowano nazwy? Czy jest jakiś magiczny sposób, aby szybko i bezboleśnie w wielu formułach jednocześnie zamienić adresy komórek i zakresów na ich nazwy?
Oczywiście, że tak! W tym przypadku pomocne okazuje się narzędzie Zastosuj nazwy umożliwiające zastąpienie wszystkich lub wybranych adresów komórek lub zakresów ich nazwami.
Jego użycie jest banalnie proste przy czym należy pamiętać o jednej zasadniczej regule. Otóż Excel może zastosować nazwy w skoroszycie tylko pod warunkiem, że zostały one uprzednio zdefiniowane. W przeciwnym razie polecenie Zastosuj nazwy nie będzie w ogóle dostępne z poziomu wstążki Excela.
Zastosuj nazwy – krok po kroku
Tradycyjnie najlepiej uczyć się czegoś nowego na konkretnym przykładzie, dlatego poniżej zamieściłem zrzut ekranu przedstawiający sposób obliczenia zysku ze sprzedaży produktu X. Jak widać w arkuszu zamieszczone są trzy formuły odwołujące się do wartości różnych komórek, a ich zadaniem jest obliczyć dochód, sumę kosztów oraz potencjalny zysk. (Co prawda nie jest to jeszcze najbardziej skomplikowany przykład, ale wystarczy sobie wyobrazić formułę zajmującą pięć wierszy, która odwołuje się do wielu komórek i wtedy nie trudno jest pogubić się w gąszczu informacji.)
Kiedy mamy już gotowe formuły (nadal z odwołaniami do adresów komórek) oraz zdefiniowane nazwy komórek i/lub zakresów, możemy przystąpić do użycia polecenia Zastosuj nazwy. W tym celu należy wykonać następujące kroki:
KROK 1: Zaznaczyć komórki zawierające formuły, które chcemy zmienić.
KROK 2: Na karcie Formuły, w grupie Nazwy zdefiniowane kliknąć strzałkę umieszczoną z prawej strony polecenia Definiuj nazwę, a następnie wybrać opcję Zastosuj nazwy.
KROK 3: W oknie dialogowym Stosowanie nazw wybrać te nazwy, które mają zostać użyte w zaznaczonych wcześniej formułach. Aby zaznaczyć nazwę należy ją kliknąć. Ponowne kliknięcie powoduje jej odznaczenie. Można wybrać tyle nazw ile jest potrzebnych, ale zaznacza się jedną po drugiej, a nie wszystkie na raz.
Jeśli opcja Ignoruj względne/bezwzględne jest włączona, Excel zastępuje odwołanie do adresów komórek ich nazwami, które zostały zaznaczone na liście i to bez względu na typ użytego w formułach odwołania. Jeśli opcja zostanie wyłączona, to Excel zamieni tylko odwołania do tych komórek, które używają takiego samego typu adresowania co zdefiniowane nazwy (czyli względne dla względnych, bezwzględne dla bezwzględnych i mieszane dla mieszanych).
Standardowo jest jeszcze zaznaczona druga opcja, a mianowicie Używaj nazw wierszy i kolumn. To ustawienie dotyczy tylko nazw, które utworzono z zaznaczenia (Formuły > Nazwy zdefiniowane > Utwórz z zaznaczenia). Jeśli do stworzenia nazw wykorzystane zostało właśnie to polecenie, to można odznaczyć tę opcję, aby zapobiec używaniu tych nazw w formułach.
KROK 4: Kliknąć przycisk OK, aby zastosować nazwy.
Za każdym razem, kiedy Excel znajdzie zakres odpowiadający nazwom zaznaczonych w pkt. 3 zakresów zastąpi odwołanie do adresu komórki jego nazwą. Tym samym zawartość każdej formuły stanie się bardziej przejrzysta, a jej późniejsze edytowanie czy analiza nie będzie sprawiać większej trudności.
Jeżeli do tej pory konstruowaliście formuły używając standardowych odwołań do komórek (używając ich adresów względnych, bezwzględnych lub mieszanych), to gorąco zachęcam Was do ich zamiany na nazwy zakresów. Ta niewielka modyfikacja sprawi, że Wasze arkusze będą zdecydowanie bardziej „user-friendly”. 🙂