W programie Microsoft Excel analizie zgromadzonych danych od zawsze towarzyszą różnego typu wykresy. Oczywiście nie wszyscy użytkownicy wykorzystują tą funkcjonalność, ale kiedy trzeba zaprezentować zmiany zachodzące w czasie lub porównać wartości różnych serii danych, to wykres jest najlepszym rozwiązaniem umożliwiającym wizualizację danych. Pracując w arkuszu kalkulacyjnym zdarzają się sytuacje, że chcielibyśmy w prosty i szybki sposób uchwycić zachodzące trendy, ale nie widzimy potrzeby spędzania dodatkowego czasu na tworzeniu wykresów. Co w takim razie możemy począć? Tutaj z pomocą przychodzą wykresy przebiegu w czasie.
Czym są wykresy przebiegu w czasie?
Wykresy przebiegu w czasie (ang. sparklines) to mini-wykresy wyświetlane w pojedynczych komórkach arkusza wskazanych przez użytkownika. Zostały one wprowadzone w Excelu 2010, aby umożliwić osobom korzystającym z arkusza kalkulacyjnego szybkie wyświetlenie rezultatów opartych o zgromadzone dane i to bez konieczności wstawiania typowych wykresów oraz ich dalszego dopasowywania.
Taki mini-wykres jest umieszczony w komórce i odzwierciedla zakres danych (wiersz lub kolumnę), które stanowią dla niego źródło informacji. Tworząc kilka wykresów przebiegu w czasie jednocześnie, każdy z nich będzie odnosił się do indywidualnego wiersza lub kolumny z danymi.
Wykresy przebiegu w czasie znajdą zastosowanie wszędzie tam, gdzie będziemy chcieli pokazać trendy dotyczące dla przykładu sezonowych wzrostów lub spadków sprzedaży, albo maksymalne i minimalne wartości.
Jak wstawić wykresy przebiegu w czasie?
Zanim przedstawię dokładną instrukcję krok po kroku pokazującą jak stworzyć sparklines chcę zaznaczyć, że nie musimy tworzyć każdego wykresu z osobna. Takie działanie nie byłoby optymalne zwłaszcza w przypadku, gdybyśmy musieli wstawić kilka, kilkanaście albo kilkadziesiąt mini-wykresów. Dlatego jeśli będziemy tworzyć więcej wykresów przebiegu w czasie i w dodatku komórki docelowe będą ze sobą sąsiadować, to zdecydowanie zalecam działanie grupowe. W ten sposób oszczędzimy sporo czasu, a rezultat końcowy będzie taki sam.
Aby wstawić wykres przebiegu w czasie należy:
KROK 1: Zaznaczyć zakres danych zawierających wartości, które chcemy pokazać na mini-wykresach.
KROK 2: Na karcie Wstawianie w grupie Wykresy przebiegu w czasie klikamy jedno z trzech poleceń: Liniowy, Kolumnowy lub Zysk/Strata. W ten sposób wybieramy typ wykresu, jaki za chwilę zostanie stworzony.
KROK 3: W oknie dialogowym Tworzenie wykresów przebiegu w czasie należy upewnić się czy w polu Zakres danych podany jest prawidłowy adres naszego zakresu, a następnie kliknąć w pole Zakres lokalizacji i w bieżącym arkuszu zaznaczyć zakres, gdzie mają zostać umieszczone wykresy przebiegu w czasie.
KROK 4: Klikamy przycisk OK i wykresy przebiegu w czasie pojawiają się w docelowych komórkach arkusza.
Jak zmienić kolor mini-wykresów?
Wykresy przebiegu w czasie mogą mieć różne kolory, a ich wybór dostępny jest z poziomu Wstążki Excela. Sama modyfikacja jest banalnie prosta i szybka.
KROK 1: Zaznacz komórkę zawierającą mini-wykres.
KROK 2: Na Wstążce Excela kliknij kartę Narzędzia wykresów przebiegu w czasie > Projektowanie.
KROK 3: W grupie Styl wybierz jeden z predefiniowanych stylów lub użyj polecenia Kolor wykresu przebiegu w czasie i wskaż odpowiedni kolor.
Jeśli wykresy przebiegu w czasie były tworzone razem (są zgrupowane), to zmiana koloru będzie dotyczyła całej grupy. Jeśli chcemy zmienić kolor tylko wybranych mini-wykresów, to w takim przypadku musimy je zaznaczyć, a następnie na karcie Narzędzia wykresów przebiegu w czasie > Projektowanie w grupie Grupowanie kliknąć polecenie Rozgrupuj. Teraz możemy wybrać, które z mini-wykresów będą miały zmieniony kolor.
Czy wykresy przebiegu w czasie mogą pokazywać dane w ukrytych komórkach?
Odpowiedź brzmi, tak. Kiedy po raz pierwszy wstawiamy sparklines do arkusza, to domyślnie nie będą one pokazywać danych umieszczonych w ukrytych komórkach. Natomiast, jeśli zależy nam na tym, aby bez względu na to czy dane są ukryte czy nie wykresy przebiegu w czasie zawsze pokazywały dane, to w takim przypadku musimy je odpowiednio skonfigurować.
W tym celu należy wykonać następujące czynności opisane poniżej.
KROK 1: Zaznaczamy wykresy przebiegu w czasie. Jeśli są zgrupowane, to wystarczy jeden z nich.
KROK 2: Na Wstążce Excela kliknij kartę Narzędzia wykresów przebiegu w czasie > Projektowanie w grupie Wykres przebiegu w czasie klikamy polecenie Edytuj dane, a następnie wybieramy opcję Ukryte i puste komórki.
KROK 3: W oknie dialogowym Ustawienia ukrytych i pustych komórek zaznaczamy opcję Pokaż dane w ukrytych wierszach i kolumnach.
KROK 4: Klikamy przycisk OK, aby zatwierdzić zmiany.
Od teraz ukrycie danych źródłowych nie będzie miało żadnego znaczenia na wyświetlanie wykresów przebiegu w czasie.
Czy wszystkie wykresy przebiegu w czasie mogą wyświetlać dane z użyciem takiej samej skali?
Tutaj ponownie odpowiem twierdząco. ? Jest to wręcz zalecane zwłaszcza w przypadku, gdy chcemy porównywać podobne zestawienia danych. Korzystając z tej samej skali wykresy dają nam możliwość łatwego zauważenia wszelkich zmian in plus lub in minus wśród porównywanych danych.
Aby zastosować taką samą skalę dla wszystkich wykresów należy postępować następująco:
KROK 1: Zaznaczamy wykresy przebiegu w czasie. Jeśli są zgrupowane, to wystarczy jeden z nich.
KROK 2: Na Wstążce Excela kliknij kartę Narzędzia wykresów przebiegu w czasie > Projektowanie.
KROK 3: W grupie Grupowanie klikamy polecenie Oś, a następnie zaznaczamy odpowiednio Opcje wartości minimalnej osi pionowej > Taka sama dla wszystkich wykresów przebiegu w czasie oraz Opcje wartości maksymalnej osi pionowej > Taka sama dla wszystkich wykresów przebiegu w czasie.
Gotowe. Nasze mini-wykresy zostały odpowiednio skorygowane i teraz ułatwiają wizualne porównywanie danych.
W jaki sposób wybrać typ wykresu przebiegu w czasie?
Otóż wybór odpowiedniego typu wykresu ma niezmiernie istotny wpływ na jego czytelność dla odbiorcy końcowego. Jeżeli na tym etapie „zawalimy” całą sprawę, to czytanie wykresów będzie niczym innym jak męczarnią i stratą cennego czasu. Dlatego tak ważny jest właściwy wybór typu wykresu, który pozwoli łatwo identyfikować wszelkie wzrosty i spadki wartości zwizualizowane na mini-wykresach.
Typ Liniowy – zdecydowanie należy używać typu liniowego do większego zakresu danych, gdzie mamy do czynienia z co najmniej 12 wartościami dla jednego wykresu. W ten sposób z łatwością zauważymy rysujący się trend na podstawie zgromadzonych danych.
Kolumnowy – jeżeli dysponujemy nieco mniejszą ilością danych, powiedzmy nie przekraczającą 12 wartości, to w mojej opinii ten typ wykresu posłuży nam najlepiej.
Zysk/strata – jeśli analizowane dane zawierają wartości ujemne, jak i dodatnie albo wartości procentowe, to naturalnym wyborem staje się ostatni typ wykresów przebiegu w czasie.
Jak na wykresie pokazać punkt najwyższej i najniższej wartości?
Analizując zgromadzone dane i zaprezentowane na wykresach przebiegu wartości w czasie idealnym uzupełnieniem jest możliwość automatycznego zidentyfikowania i wyróżnienia (kolorem) najwyższych i najniższych wartości.
Jeżeli zależy nam na pokazaniu tych wartości, to wystarczy zaznaczyć wykresy przebiegu w czasie, a następnie na karcie Projektowanie w grupie Pokazywanie zaznaczyć opcje Punkt najwyższej wartości oraz Punkt najniższej wartości.
Istnieje również możliwość przypisania własnych kolorów do tych dwóch wartości, co uczynimy również na karcie Projektowanie. W grupie Styl znajduje się tam polecenie Kolor znacznika. Jego kliknięcie spowoduje wyświetlenie dodatkowego menu, które umożliwia wybór koloru dla interesującego nas punktu na wykresie.
Jak usunąć wykresy przebiegu w czasie?
Jeśli pomyliliśmy się w trakcie ich tworzenia lub nie są one nam już potrzebne, to w każdej chwili można usunąć wykresy przebiegu w czasie. Większość użytkowników odruchowo naciska klawisz Delete, ale takie działanie nie przynosi skutku.
Aby usunąć wykresy przebiegu w czasie najłatwiej będzie zaznaczyć wykres lub wykresy i na karcie Narzędzia wykresów przebiegu w czasie > Projektowanie w grupie Grupowanie wybrać polecenie Wyczyść.
To polecenie ma również dwie opcje, a mianowicie możemy usunąć tylko zaznaczone przez nas wykresy lub usunąć całą grupę wykresów przebiegu w czasie na podstawie zaznaczonej komórki.
Jak zmienić rozmiar wykresu?
Zapewne zauważyłeś, że wykres przebiegu w czasie wpasowuje się do wielkości komórki. Jeśli potrzebujesz zmienić jego rozmiar, to możesz zmienić wysokość wiersza lub szerokość kolumny, w której wykres jest umieszczony.
Innym sposobem na stworzenie nieco większego wykresu jest scalenie kilku komórek, a następnie wstawienie wykresu do tak połączonej komórki arkusza.
W tym miejscu warto jeszcze wspomnieć, że tło takiej komórki możemy zmienić oraz wprowadzić do niej tekst, który będzie można odpowiednio sformatować.
I na koniec jeszcze jedna informacja. Ponieważ wykresy przebiegu w czasie zostały wprowadzone do Excela od wersji 2010, dlatego nie są one kompatybilne z poprzednimi wersjami. Innymi słowy zapisując skoroszyt do starszej wersji, sparklines nie zostaną zarejestrowane.
Podsumowując, wykresy przebiegu w czasie nie są tak skomplikowane jak tradycyjne wykresy w Excelu i nie oferują tak dużych możliwości ich konfigurowania, ale może właśnie ich prostota i szybkość tworzenia sprawiają, że znajdują one zastosowanie wszędzie tam, gdzie trzeba w mgnieniu oka zidentyfikować zachodzące zmiany w trendach.
Samo narzędzie nie jest skomplikowane w obsłudze, więc warto się z nim zapoznać. Ponadto przydaje się dla przykładu w dashboardach, czyli panelach menedżerskich, na temat których wkrótce przygotuję wpis.