Wyobraź sobie, że przez ostatnie dni lub godziny ciężko pracowałeś nad zawartością arkusza, który za chwilę przekażesz swojemu klientowi lub współpracownikom. Zanim jednak do tego dojdzie zastanawiasz się w jaki sposób możesz ochronić arkusz przed przypadkowym usunięciem formuł, zmianą formatowania komórek czy też nieumyślnym nadpisaniem danych. Aby uchronić się przed tego typu zagrożeniami nie pozostaje Ci nic innego, jak tylko skorzystać z narzędzi ochrony dostępnych w Excelu.
Zanim jednak przejdziemy do omówienia szczegółów związanych z zastosowaniem ochrony arkusza warto zapamiętać, że każda komórka w arkuszu dysponuje dwoma opcjami zabezpieczeń, a mianowicie Zablokuj oraz Ukryj.
Włączenie pierwszej z nich uniemożliwia użytkownikowi dokonywanie jakichkolwiek zmian w komórce, natomiast druga opcja sprawia, że zawartość komórki nie będzie wyświetlana w pasku formuły. Inaczej mówiąc, jeśli komórka zawiera funkcję lub formułę, to wyświetlany będzie tylko rezultat jej działania a nie sama jej składnia.
Oczywiście tylko od Ciebie zależy czy chcesz stosować obie opcje zabezpieczeń czy tylko jedną z nich. Musisz również mieć na uwadze, że opisywane ustawienia poszczególnych komórek będą aktywne tylko wtedy, kiedy włączysz ochronę arkusza. Jeśli tego nie zrobisz, to wspomniane zabezpieczenia komórek nie będą działały.
Jak więc widzisz jest to proces dwuetapowy, w którym najpierw określasz opcje ochrony wybranych komórek, a następnie uruchamiasz ochronę arkusza. Excel uniemożliwia dokonywanie jakichkolwiek zmian w ustawieniach komórek kiedy arkusz jest chroniony.
W tym miejscu warto wspomnieć, że każda z ponad 17 mld komórek pojedynczego arkusza (tak tak w arkuszu jest ich dokładnie 17 179 869 184) ma domyślnie ustawioną opcję Zablokuj. Jeśli nie dokonasz żadnych zmian i włączysz ochronę arkusza, to będzie on tylko do odczytu (nie będziesz mógł modyfikować żadnej komórki).
Dlaczego tak się dzieje? Otóż zdecydowanie łatwiej i szybciej jest odblokować kilka lub kilkadziesiąt komórek umożliwiając ich edycję, aniżeli ustawić blokadę dla miliardów pozostałych komórek, z których większość i tak jest pusta.
Jak chronić arkusz?
Skoro zapoznałeś się już z teorią, czas na praktykę. 🙂 Włączenie ochrony arkusza wymagać będzie od Ciebie wykonania następujących czynności.
KROK 1: Aktywuj wybrany arkusz i zaznacz komórkę lub zakres komórek, dla których zmienisz ustawienia ochrony tak, aby użytkownik mógł je modyfikować.
KROK 2: Naciśnij prawy przycisk myszy i wybierz polecenie Formatuj komórki. Możesz również użyć skrótu klawiaturowego Ctrl + 1.
KROK 3: W oknie dialogowym Formatowanie komórek przejdź do karty Ochrona i odznacz opcję Zablokuj, a następnie kliknij przycisk OK.
KROK 4: Jeśli w arkuszu znajdują się komórki zawierające formuły, które chcesz ukryć, to zaznacz je i ponownie wywołaj okno dialogowe Formatowanie warunkowe. Następnie włącz kartę Ochrona, zaznacz opcję Ukryj i kliknij przycisk OK.
KROK 5: Na wstążce Excela wybierz kartę Recenzja, a w grupie Zmiany kliknij polecenie Chroń arkusz. Ten sam efekt możesz uzyskać klikając prawym przyciskiem myszy na karcie arkusza i wybierając odpowiednie polecenie z menu.
KROK 6: W oknie dialogowym Chronienie arkusza wprowadź hasło zabezpieczające oraz upewnij się, że zaznaczona jest opcja Chroń skoroszyt i zawartość zablokowanych komórek.
Jeżeli nie zdefiniujesz hasła potrzebnego do usunięcia ochrony arkusza, to każdy użytkownik będzie mógł bez większego problemu odbezpieczyć go wybierając polecenie Nie chroń arkusza dostępne na karcie Recenzja w grupie Zmiany.
KROK 7: Na liście Pozwól wszystkim użytkownikom tego skoroszytu na możesz zaznaczyć działania, które będzie można wykonać kiedy arkusz jest chroniony. Domyślnie Excel pozwala tylko zaznaczać komórki, zarówno zablokowane jak i odblokowane.
Ustawiając ochronę arkusza możesz pozwolić na:
- zaznaczanie zablokowanych komórek,
- zaznaczanie odblokowanych komórek,
- formatowanie komórek,
- formatowanie kolumn,
- formatowanie wierszy,
- wstawianie kolumn,
- wstawianie wierszy,
- wstawianie hiperłączy,
- usuwanie kolumn,
- usuwanie wierszy,
- sortowanie,
- używanie Autofiltru,
- używanie tabel przestawnych i wykresów przestawnych,
- edytowanie obiektów,
- edytowanie scenariuszy.
KROK 8: Kliknij przycisk OK.
KROK 9: Jeśli w kroku 6 zdefiniowałeś hasło, to teraz wprowadź je ponownie celem weryfikacji i kliknij przycisk OK.
Od tego momentu arkusz jest chroniony. Jeśli spróbujesz zmodyfikować zablokowaną komórkę, to Excel wyświetli stosowny komunikat informujący, że znajduje się ona w arkuszu chronionym.
W takim arkuszu bardzo łatwo możesz znaleźć wszystkie niezablokowane komórki. Wystarczy użyć klawisza Tab, który pozwala przechodzić z jednej niezablokowanej komórki arkusza do następnej.
Ochrona arkusza działa prawidłowo i pozwala uchronić się przed sytuacjami, o których wspominałem na początku artykułu. Jednakże powinieneś być świadom, że nie jest ona doskonała i w przypadku bardziej zaawansowanego użytkownika Excela znającego język VBA (Visual Basic for Applications) złamanie tej ochrony nie będzie stanowić większej trudności.
Aby wyłączyć ochronę arkusza na karcie Recenzja w grupie Zmiany kliknij polecenie Nie chroń arkusza. Jeśli był on zabezpieczony hasłem, zostaniesz poproszony o jego podanie.
Jak chronić skoroszyt?
Pracując z danymi w Excelu możesz skorzystać z kolejnego poziomu ochrony, a mianowicie możesz włączyć ochronę dla całego skoroszytu (jego struktury), która uniemożliwia użytkownikowi wstawianie, przenoszenie, kopiowanie czy usuwanie arkuszy. Ponadto w takim przypadku nie można ich również ukrywać, odkrywać oraz zmieniać koloru karty arkusza.
Oczywiście ochrona arkusza i ochrona skoroszytu mogą działać jednocześnie. W takim przypadku modyfikowanie zablokowanych komórek oraz struktury skoroszytu nie jest możliwe. Natomiast, jeśli chroniony jest tylko skoroszyt, to użytkownik nadal może edytować wszystkie komórki arkusza, ale nie ma prawa przeprowadzać żadnych operacji na arkuszach.
Aby włączyć ochronę skoroszytu wykonaj następujące czynności.
KROK 1: Na karcie Recenzja w grupie Zmiany wybierz polecenie Chroń skoroszyt.
KROK 2: W oknie dialogowym Chronienie struktury i systemu Windows wprowadź hasło, a następnie kliknij przycisk OK. Możesz użyć tego samego hasła, co w przypadku ochrony arkusza lub wybrać zupełnie nowe.
Jeżeli korzystasz z Excela w wersji 2013 lub nowszej, to zaznaczona jest tylko opcja Struktura. W przypadku starszych wersji programu użytkownik może również zaznaczyć opcję Okna, która blokuje możliwość przenoszenia, zmieniania rozmiaru lub zamykania okna skoroszytu, a także ukrywania i odkrywania okien.
KROK 3: W oknie dialogowym Potwierdzanie hasła ponownie podaj hasło zabezpieczające i kliknij przycisk OK. Ochrona skoroszytu jest od teraz aktywna.
Aby wyłączyć ochronę skoroszytu na karcie Recenzja w grupie Zmiany kliknij polecenie Chroń skoroszyt, a następnie w oknie dialogowym Nie chroń skoroszytu podaj hasło zabezpieczające (jeśli było wcześniej zdefiniowane).
Zaprezentowane powyżej narzędzia ochrony nie wyczerpują całego wachlarza możliwości zabezpieczenia Twoich danych, jednakże są dobrym wstępem do tego tematu. Jeśli chcesz uniknąć sytuacji, w której użytkownik przypadkowo nadpisuje zawartość komórek lub nie chcesz, aby użyte funkcje i formuły były dla niego widoczne, to ochrona arkusza wydaje się być właściwym rozwiązaniem tego problemu. Stosując ochronę skoroszytu zapobiegasz również ewentualnym modyfikacjom jego struktury uniemożliwiając dla przykładu dodawanie nowych arkuszy.
A jak jest w Twoim przypadku? Czy stosujesz omówione w tym artykule narzędzia czy też korzystasz z innych rozwiązań, jakich? A może w ogóle nie potrzebujesz zabezpieczać gromadzonych w arkuszach danych? Chętnie poznam Twoje doświadczenia w tym zakresie, dlatego zapraszam do pozostawienia komentarza.