Pracując w arkuszu kalkulacyjnym, dokumencie Worda czy tworząc wiadomość email w Outlooku źle wpisany tekst jest natychmiast poprawiany. Za wykonanie korekty odpowiedzialne jest dedykowane narzędzie, czyli Autokorekta. Dzięki niemu oszczędzasz sporo czasu, ale czy wiesz, że używając kilku trików możesz jeszcze bardziej zoptymalizować pracę w Excelu?
Autokorekta w Excelu
Samo narzędzie uważam za bardzo przydatne, bo w trakcie wprowadzania tekstu nierzadko zdarzają się sytuacje, w których palec nie wyląduje na właściwym klawiszu i zamiast wpisać dla przykładu „natomiast” wprowadzasz „natoniast”.
Właśnie w takich przypadkach z pomocą przychodzi wspomniana autokorekta.
Zawiera ona predefiniowaną listę błędnie wprowadzonych tekstów oraz ich poprawne znaczenia. Jeśli zidentyfikuje niepoprawny wpis, to koryguje go od razu.
Niestety czasami zdarzają się (niemiłe) niespodzianki.
Maria i niepoprawny numer faktury
O co chodzi? Otóż jedna z Czytelniczek bloga zwróciła uwagę na problem, z którym nie do końca potrafi sobie poradzić. Mianowicie od jednego z dostawców otrzymuje faktury, których przykładowy numer jest następujący: Faktura VAT 2018/11/5/SIE.
Problem polega na tym, że za każdym razem, kiedy Maria wprowadzi do komórki numer faktury, czyli Faktura VAT 2018/11/5/SIE i naciśnie klawisz Enter, ostatni element – SIE – jest zmieniany na SIĘ.
Tak, za ten błąd odpowiada Autokorekta, ponieważ na liście tekstów do zamiany jest wprowadzona wartość „sie” i jej poprawny odpowiednik, czyli „się”.
Jak to zweryfikować?
KROK 1: Na wstążce Excela kliknij kartę Plik, a następnie Opcje.
KROK 2: W oknie dialogowym Opcje programu Excel wybierz Sprawdzanie. Po prawej stronie pojawi się sekcja Zmienianie sposobu poprawiania i formatowania tekstu w programie Excel.
KROK 3: Kliknij przycisk Opcje Autokorekty.
KROK 4: W polu Zamień wprowadź tekst „sie”. Excel zaznaczy odpowiednią pozycję na liście.
Na tym etapie rozwiązaniem problemu, z którym „walczy” Maria będzie kliknięcie przycisku Usuń, aby pozbyć się tej pozycji na liście autokorekty.
KROK 5: Kliknij przycisk OK, aby zamknąć bieżące okno dialogowe.
KROK 6: Kliknij ponownie przycisk OK, aby zakończyć okno Opcji programu Excel.
Teraz próba wprowadzenia do komórki arkusza wartości „Faktura VAT 2018/11/5/SIE” zakończy się powodzeniem. Problem jest rozwiązany. 😊
Szybkie wstawianie rozwinięć skrótów
Autokorekta w Excelu może być nie tylko stosowana do poprawiania błędnych wpisów, ale również wspierać wprowadzanie dłuższych objaśnień skrótów. Dla przykładu zamiast podawać adres strony internetowej bloga exceldlaksiegowych.pl mogę go przypisać do skrótu EDK.
Teraz za każdym razem, kiedy wprowadzę w arkuszu skrót EDK, program zmodyfikuje go zamieniając na wcześniej zdefiniowany adres strony internetowej.
W taki sam sposób możesz dla przykładu określić rozwinięcie nazwy firmy, w której pracujesz, działu, albo każdego innego elementu używanego w codziennej pracy.
A co jeśli okaże się, że skrót EDK powinien pozostać na swoim miejscu w niezmiennej formie? W takim przypadku wystarczy użyć skrótu klawiszowego Ctrl + Z, aby cofnąć ostatnią operację.
Pamiętaj również, że oprócz tekstów możesz przypisać hasła do symboli. Dla przykładu możesz zdefiniować, że po wpisaniu ciągu znaków PARSYM zostaną one zamienione na znak paragrafu (§).
Szybkie pisanie formuł za pomocą autokorekty
Innym, równie interesującym i przydatnym trikiem jest przypisanie skrótów do formuł Excela. Sprawdza się to zwłaszcza w przypadku długich nazw formuł, jak np. FRAGMENT.TEKSTU, USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY czy WYSZUKAJ.PIONOWO.
Jak to będzie działać?
Otóż dla wybranych przez Ciebie formuł przypisujesz odpowiedni skrót, Twojego wyboru, a następnie wprowadzasz nazwę funkcji poprzedzoną znakiem równości (=), po której następuje otwierający nawias. Dla przykładu definiujesz FGT i przypisujesz do niego wartość =FRAGMENT.TEKSTU(.
Teraz pracując w arkuszu wystarczy wprowadzić FGT i nacisnąć spację, aby nazwa formuły pojawiła się w komórce.
Kiedy to się przydaje?
Przede wszystkim ten trik sprawdza się w przypadku długich nazw formuł, jak np. FRAGMENT.TEKSTU, USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY, USZEREGOWANY.ELEMENT.MODUŁU itp.
Sugeruję zacząć od 10 skrótów opisujących formuły, z których najczęściej korzystasz. Następnie zacznij ich używać jako zamienników. Już wkrótce zauważysz, że czasu masz więcej. Wszystko dzięki optymalizacji pracy, tym razem w Excelu.
Potrzeba matką wynalazków
Narzędzie autokorekty w Excelu zostało stworzone z myślą o poprawianiu błędnie wprowadzanych tekstów. Możliwość jego dowolnej konfiguracji pozwala, abyś zastosował je również do przyspieszenia wykonywanej pracy. W ten sposób zaoszczędzisz czas, który jak wszyscy wiemy jest najbardziej deficytowym „towarem”.