Większość z nas potrafi bez problemu wstawić komentarze do komórek arkusza kalkulacyjnego. Sytuacja nieco się komplikuje kiedy potrzebujemy umieścić je na wydruku. Nie zawsze wiemy jak to zrobić, tymczasem zadanie jest wyjątkowo proste.
Etap drukowania arkuszy jest poprzedzony konfiguracją ustawień strony, które umożliwiają użytkownikowi wybór czy komentarze wstawione do komórek mają być drukowane na końcu arkusza, tak jak w arkuszu czy też mają być pominięte.
Na końcu arkusza
Jeżeli zależy Ci na uporządkowaniu drukowanych informacji, to zasadnym wydaje się skorzystanie z opcji umieszczania komentarzy na końcu wydruku. W takim przypadku Excel najpierw drukuje obszar arkusza, a następnie na kolejnej stronie lub stronach zamieszcza wszystkie komentarze dotyczące tego obszaru.
Ustawienie drukowania komentarzy na końcu arkusza wymaga wykonania kilku prostych czynności opisanych poniżej.
KROK 1: Na wstążce Excela wybierz kartę Układ strony.
KROK 2: W grupie Ustawienia strony kliknij polecenie Tytuły wydruku. Możesz również kliknąć małą strzałkę umieszczoną w prawym dolnym rogu grupy.
KROK 3: W oknie dialogowym Ustawienia strony upewnij się, że aktywna karta to Arkusz.
KROK 4: W sekcji Drukuj kliknij na rozwijaną listę opcji dla pozycji Komentarze, a następnie wybierz Na końcu arkusza.
KROK 5: Naciśnij przycisk OK w celu potwierdzenia zmiany. Możesz również kliknąć przycisk Podgląd wydruku, aby od razu zobaczyć w jaki sposób informacje zostaną rozmieszczone na wydruku.
Warto zapamiętać! Podgląd wydruku możemy szybko włączyć korzystając ze skrótu klawiaturowego Ctrl + F2.
Działanie tej opcji jest bardzo proste. Otóż Excel sprawdza każdą komórkę w każdym wierszu drukowanego obszaru arkusza w poszukiwaniu komentarzy. Jeśli komentarz zostanie znaleziony, to na końcu wydruku umieszczone zostają dwie informacje – adres komórki zawierającej komentarz oraz jego treść.
Umieszczając komentarze na końcu wydruku warto, abyś dodatkowo zaznaczył w ustawieniach strony (karta Arkusz, sekcja Drukuj) opcje Linie siatki oraz Nagłówki wierszy i kolumn. W przeciwnym razie odnalezienie na wydruku konkretnej komórki arkusza może okazać się nie lada wyzwaniem.
Tak jak w arkuszu
Jeżeli przedstawione powyżej rozwiązanie nie jest tym, którego szukasz, to w takim przypadku możesz skorzystać z drugiej opcji, czyli drukowania komentarzy dokładnie tak jak są one widoczne w arkuszu kalkulacyjnym.
Zanim jednak przejdziesz do samego drukowania nie zapomnij na karcie Recenzja włączyć polecenie Pokaż wszystkie komentarze.
Możesz również zaznaczyć poszczególne komórki zawierające komentarze i użyć polecenia Pokaż/Ukryj komentarz. W takim przypadku na wydruku pojawią się tylko niektóre z nich.
Jeżeli nie użyjesz żadnego z powyższych poleceń, to na wydruku umieszczona będzie tylko zawartość arkusza (bez żadnych komentarzy).
W celu ustawienia drukowania komentarzy tak jak są one zaprezentowane w arkuszu należy wykonać wszystkie 5 kroków opisanych powyżej, przy czym w kroku 4 należy wybrać opcję Tak jak w arkuszu zamiast opcji Na końcu arkusza.
Oczywiście mając wiele komentarzy w arkuszu powinieneś je rozstawić w taki sposób, aby nie nachodziły na siebie lub na zawartość sąsiadujących ze sobą komórek. W przeciwnym razie wydruk będzie mało czytelny, a jego przydatność niewielka.
Brak komentarzy
Na koniec pozostała trzecia opcja drukowania, w której żaden z umieszczonych w komórkach komentarzy nie pojawia się na wydruku. Jeżeli masz do czynienia z nowym skoroszytem, to domyślnie komentarze nie są drukowane. Jeśli jednak wcześniej użyto innej opcji (na końcu arkusza lub tak jak w arkuszu), to ponownie w kroku 4 należy wybrać opcję (brak).
Jak widzisz zagadnienie drukowania komentarzy nie jest skomplikowane i wystarczy przećwiczyć je, abyś przy najbliższej okazji mógł bez problemu wzbogacić wydruki arkusza o dodatkowe informacje w postaci komentarzy wstawionych do komórek.
Ponieważ nową wiedzę lepiej zapamiętujemy, kiedy samodzielnie przećwiczymy poszczególne etapy, dlatego poniżej zamieszczam link do skoroszytu użytego w tym artykule.
Jak wydrukować komentarze umieszczone w arkuszu? – Excel Po Godzinach
Życzę Ci owocnej nauki i dalszego zgłębiania excelowej wiedzy. 🙂