Każdy realizowany projekt składa się z różnych czynności, które muszą zostać wykonane w odpowiednim czasie. Aby mieć w pełni kontrolę nad projektem potrzebujesz narzędzia ułatwiającego proces planowania. Takim narzędziem jest wykres Gantta służący do budowy harmonogramu zadań w projekcie.
Tego typu rozwiązanie można skonstruować w arkuszu kalkulacyjnym nie tylko wstawiając wykres i dostosowując jego wygląd, ale również korzystając dla przykładu z formatowania warunkowego. Czy chciałbyś poznać ten sposób i wykorzystać w swojej pracy? W takim razie zaczynamy!
Wykres Gantta – zasady działania
Cechą wykresu Gantta jest podział całego projektu na poszczególne zadania i rozmieszczenie ich w czasie.
Najczęściej taki wykres tworzy się rozpoczynając od wypisania listy działań. Możesz wyznaczyć główne działania, albo zadbać o szczegółowość projektu dodając opisy zadań w ramach czynności głównych. Kolejnym korkiem jest określenie czasu ich trwania oraz daty ich rozpoczęcia.
Tak przygotowany zestaw informacji trafia na wykres, dzięki czemu w efekcie końcowym uzyskujesz graficzne ujęcie harmonogramu projektu (jak na rysunku poniżej).
Jak stworzyć wykres Gantta?
Tworzenie harmonogramu zadań rozpocznij od utworzenia nowego arkusza, w którym umieścisz kolumny z zadaniami, datą rozpoczęcia i czasem trwania określonym w dniach.
Następnej kolumnie nadajesz nazwę Data zakończenia, a w komórce D8 (w prezentowanym przykładzie) wprowadzasz formułę =B8+C8-1, aby Excel prawidłowo podawał datę zakończenia zadania. Czyli jeśli dla zadania 1 dniem początkowym jest 2 listopada i trwa ono 2 dni, to zakończenie powinno nastąpić 3 listopada.
Pamiętaj o skopiowaniu formuły z komórki D8 do pozostałych komórek kolumny D tak, aby dla każdego zadania została obliczona data zakończenia.
Teraz przejdź do zakresu komórek E7:AH7 i wprowadź w nich daty dla każdego dnia listopada, czyli od 2018-11-01 do 2018-11-30. Najłatwiej i najszybciej zrobisz to wpisując datę 2018-11-01 w komórce E7, a następnie przeciągniesz wartość tej komórki do wspomnianego zakresu klikając i przytrzymując kwadracik umieszczony w prawym dolnym rogu bieżącej komórki.
Tak, tworzysz harmonogram tylko dla listopada, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby obejmował on dłuższy zakres dat.
Po wprowadzeniu dat do zakresu komórek E7:AH7 przyszedł czas na ich sformatowanie, aby wyświetlane były tylko numery dni, zamiast pełna data. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy na zaznaczonym zakresie i wybierz z menu podręcznego polecenie Formatuj komórki. Alternatywnie możesz użyć skrótu klawiaturowego Ctrl + 1.
W oknie dialogowym Formatowanie komórek przejdź na kartę Liczby, a następnie wybierz kategorię Niestandardowe. W polu Typ wprowadź literę d i naciśnij przycisk OK. Wartości w komórkach zmienią się i będą wyświetlać dni od 1 do 30.
Skoro arkusz jest już gotowy, nie pozostaje Ci nic innego jak stworzyć odpowiednią regułę formatowania warunkowego opartą o formułę, której rolą będzie zaznaczenie dla każdego zadania komórek odpowiadających dniom kiedy to zadanie ma być wykonywane.
Zacznij od zaznaczenia zakresu komórek E8:AH17.
Na Wstążce Excela kliknij kartę Narzędzia główne, a w grupie Style wybierz Formatowanie warunkowe, a następnie polecenie Nowa reguła.
W oknie dialogowym Nowa reguła formatowania wybierz jako typ reguły ostatnią opcję, czyli Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować.
Teraz w sekcji Edytuj opis reguły wprowadź następującą regułę =ORAZ(E$7>=$B8;E$7<=$D8) i kliknij przycisk Formatuj, aby określić w jaki sposób mają być wyświetlane komórki spełniające zdefiniowane kryterium.
Dla przykładu wybierz wypełnienie koloru zielonego i obramowanie komórek (kontur) w kolorze białym, a następnie kliknij przycisk OK, aby powrócić do okna dialogowego Nowa reguła formatowania.
Kliknij przycisk OK, aby utworzyć zdefiniowaną regułę formatowania warunkowego.
Voilà! Właśnie stworzyłeś wykres Gantta oparty tylko o komórki arkusza kalkulacyjnego (i nie musiałeś wstawiać żadnego obiektu typu wykres).
Ale czy czegoś na nim nie brakuje?
Wykres Gantta i niedziele
Zakładam, że chciałbyś uzyskać dodatkową przejrzystość harmonogramu wiedząc, które z prezentowanych dni listopada są niedzielami. Czy to oznacza, że musisz teraz zajrzeć do kalendarza i każdą kolumnę z odpowiednim numerem dnia sformatować powiedzmy wypełnieniem w kolorze czerwonym? Nic bardziej mylnego.
Skoro już rozpocząłeś swoją przygodę z formatowaniem warunkowym, to kontynuują ją i stwórz kolejną regułę formatowania opartą o formułę, która będzie wyznaczać niedziele.
Na początek zaznacz zakres komórek od E7 do AH17, a następnie na karcie Narzędzia główne w grupie Style kliknij Formatowanie warunkowe i Nowa reguła.
Ponownie wybierz jako typ reguły opcję Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować, a następnie wprowadź następują formułę: =DZIEŃ.TYG(E$7;2)>6.
Nie zapomnij nadać odpowiedniego formatu dla niedziel, np. wypełnienie koloru czerwonego, czcionka w kolorze żółtym, obramowanie koloru białego (kontur).
Całość zatwierdź klikając przycisk OK.
Teraz uzyskałeś lepszą przejrzystość harmonogramu projektu, ale jeszcze jeden element należy zmodyfikować. Mianowicie w przypadku, kiedy czas przeznaczony na wykonanie zadania obejmuje również niedzielę nie jest to teraz widoczne.
Aby uporać się z tym wyzwaniem należy na karcie Narzędzia główne kliknąć Formatowanie warunkowe, a potem Zarządzaj regułami.
W oknie dialogowym Menedżer reguł formatowania warunkowego pojawią się zdefiniowane reguły. Jeśli ich nie widzisz, to z listy rozwijanej Pokaż reguły formatowania dla wybierz opcję Ten arkusz.
Następnie zaznacz regułę (klikając na nią) badającą czy data wypada w niedzielę, a następnie kliknij przycisk ze strzałką skierowaną w dół i naciśnij przycisk OK.
Ostatnią czynnością będzie wyłączenie pokazywania Linii siatki. W tym celu przejdź na kartę Widok i w grupie Pokazywanie odznacz opcję Linie siatki.
Wykres Gantta – instruktaż wideo krok po kroku
Brawo! Właśnie stworzyłeś kompletny wykres Gantta korzystając z formatowania warunkowego. W dodatku jest on wzbogacony o informację o niedzielach, więc przegląd danych będzie o wiele prostszy.
Pobierz plik: Wykres Gantta i formatowanie warunkowe
Zachęcam Cię do przeanalizowania tego przykładu z użyciem załączonego skoroszytu. Znajdziesz w nim stan wyjściowy oraz stan końcowy z gotowym wykresem Gantta. Wszelkie modyfikacje są dozwolone, abyś mógł jak najlepiej wykorzystać przedstawioną powyżej wiedzę.